有些人认为,花时间写计划会影响工作效率,但是我不这么认为。困难的部分不是写计划,困难的部分是做这个计划——思考,沟通,权衡,交流,提问并且倾听。你用来分析解决问题需要花费的时间,会减少工作中给你带来的意外。

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计划具备如下特性:

预先性与指导性。计划、组织、控制,是管理的三项职能,而作为计划,是管理工作之先。一项工作,首先要具有计划,才会有后续的组织和控制,没有计划的工作,不叫管理工作。只有有了计划,才有控制的标准和组织的目的。计划,在管理工作中具有预先性,同时,它对管理工作的执行和控制又具有指导性。

可行性。计划的程序是:目标——可行性研究——方案——决策。计划也要有针对性,是为了完成某项工作或达到某个目的而制定的。完成的目标要具有可行性,针对经研究后的既定目标,提出执行方案,领导决策。这样,经决策后订定的方案,就形成了我们的计划。

计划,是综合考虑各方面因素后的形成的工作方案。计划制定完成后,它应该是一个可行的行动方案。不可行的计划是失败的计划。

原则性与灵活性。既然我们花费时间、人力、物力、财力制定计划,在计划制定后,它就要在工作中起到调控作用。我们要遵循计划,在计划规定的范围内去完成我们的工作。这里,计划具有原则性,不能随意更改和破坏。因为对于一个组织,大家都在按计划有步骤的工作,如果某个人或某个方面的破坏,可能会影响到整个计划的达成。

但是,计划并不是僵化的,不可更改的。在计划的执行过程当中,由于制定计划时候的一些相关因素发生了变化,从而导致计划的执行或我们的预期结果将产生改变,这时候,我们就要适时调整计划,以使计划更切合实际,更可行。计划要与过程改进结合起来。

一个科学的计划要表述清楚一件事情,必须要阐明一些要素。记得学习作文的时候,就强调要表达清楚时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果。计划制定亦如此,也需要用一些要素来表达,具体可概括为5w2h。

5w:what、who、when、where、why

what:计划所指的要做什么或完成什么;明确工作任务;

who:计划由谁、哪些人执行;明确工作任务的担当者;

when:什么时候执行到什么程度;明确工作任务进度;

where:在什么地方进行工作;明确工作开展地点、区域;

why:为什么要执行这样做;明确工作起因、动机;

2h:how、how many

how:怎么开展工作;明确工作方式方法;

how many:完成多少工作;明确工作量。

如果承担某种特定的任务,我们需要为这项任务开发一个活动检查列表和计划工作表,就像我们的工程进度表(这里需要用到一些手法,工程进度表一般采用甘特表)。每个检查列表应该包括这个大任务可能需要的所有步骤。这些检查列表和工作表将帮助我们确定和评估必须处理与大任务相关的工作量。

把大任务分解成多个小任务,帮助我们更加精确地估计它们,暴露出在其他情况下你可能没有想到的工作活动,并且保证更加精确、细密的状态跟踪。

计划、制定者与执行者的统一。主管给员工的工作任务布置或计划设定,在工作中就是一项协议,需要计划制定者和执行者对这项计划达成共识,形成行为契约,才能保证行动一致,使计划顺利执行,实现工作目标。否则,如果计划制定者在计划设定时采取武断、强制态度或执行者对计划持有怀疑,对计划不认同,这都会极大影响工作积极性。因而,计划、制定者与执行者应该是统一的,计划的制定者与执行者相互认可,才能更好的实现共同的目标。

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