a)真诚。真诚是面谈的心理基础,不可过于谦逊,更不可夸大其词。要让员工真实地感受你确实是满意他的表现,你的表扬确实是你的真情流露,而不是“套近乎”,扯关系。只要这样,员工才会把你的表扬当成激励,在以后的工作中更加卖力,通俗地说,你的表扬和溢美之词一定要“值钱”,不是什么都表扬,也不是随时随处都表扬,而是在恰当之处表扬,表扬要真诚,发自肺腑。

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b)具体。在表扬员工和激励员工的时候,一定要具体,要对员工所做的某件事有针对性地具体地提出你的表扬,而不是笼统地说员工表现很好就完事。比如,员工为了赶一份计划书而加了一夜的班,这时你不能仅仅说员工加班很辛苦,表现很好之类的话,而是要把员工做的具体事特别点出,比如:“小王,你加了一夜的班赶计划书,领导对你的敬业精神很赞赏,对计划书的编写很满意。”这样,小王就会感受到不仅加班受到了表扬,而且计划书也获得了通过,受到了赏识,相比较,后面的话可能更会对小王有激励作用。

c)建设性。正面的反馈要让员工知道他的表现达到或超过了经理的期望,让员工知道他通过他的表现得到了经理的认可,要强化员工的正面表现,使之在以后的工作中不断发扬,继续做出更优秀的表现。同时,要给员工提出一些建设性的改进意见,以帮助员工获得更大提高和改进。

绩效改进辅导。每个员工都有需要改进的地方,但又都有优点。主管首先要挖掘出下属的优点。此外,业绩辅导重在绩效,而非人格,惟有这些品格与绩效有关时才值得一提。因此,考核责任者在制定员工改进辅导计划时应注意:首先做好一名导师,率先垂范,身体力行,这样才能赢得部属的尊重。其次,要帮助制定培训规划,与下属员工一起做好全面的培训规划与设计,并做好培训效果的评估,保证培训达到预期效果。再次,要做好职业辅导,帮助下属员工进行职业生涯规划,把员工自身发展的需求变为不断提高绩效的动力。最后与下属员工一起合力确定选取改进项目和制定改进计划。

要做好绩效反馈面谈还要注意以下几点:

·坦诚相见,把绩效考核得分表拿给部属看,而不是藏起来。

·给部属解释为何你会这样考核。

·部属的意见让你觉得考核确实有错,要乐于核实更改,而且不要怕承认错误。

·摘述要点。对重要的地方要重新强调。

·在表扬员工和激励员工的时候,一定要具体,要对员工所做的某件事具体地提出你的表扬,而不是笼统地说员工表现很好就完事。比如,员工为了赶一份计划书而加了一夜的班,这时你不能仅仅说员工加班很辛苦,表现很好之类的话,而是要把员工做的具体事特别点出,比如:“小王,你加了一夜的班赶计划书,领导对你的敬业精神很赞赏,对计划书的编写很满意。”这样,小王就会感受到不仅加班受到了表扬,而且计划书也获得了通过,受到了常识,相比较,后面的话可能更会对小王有激励作用。

·在指出员工缺点和不足时,要对事不对人,描述而不作判断。你不能因为员工的某一点不足,就做出员工如何如何不行之类的感性判断。

·要客观、准确、不指责地描述员工行为所带来的后果。只要客观准确地描述了,员工自然就会意识到问题所在。所以,在这个时候不要对员工过多指责,指责只能僵化你与员工之间的关系,对面谈结果无益。